Обязанности:
Проводить прием и первичную обработку поступающей на рассмотрение руководителя корреспонденции, с последующей сортировкой их на регистрируемые и нерегистрируемые. Подготавливать входящие документы для рассмотрения директором учреждения и проводить регистрацию входящей корреспонденции в том числе в Региональной системе межведомственного электронного документооборота (далее - РСМЭД). Проводить обработку и отправку исходящей письменной корреспонденции используя при необходимости электронную почту учреждения, систему РСМЭД, почту России. Производить работу по учету и передаче в соответствующие структурные подразделения документов текущего делопроизводства. Следить за своевременным рассмотрением и предоставлением структурными подразделениями и конкретными исполнителями документов, поступивших на исполнение. Организовывать проведение телефонных переговоров директора, записывать в его отсутствие полученную информацию и доводить до его сведения ее содержание, передавать и принимать информацию по приемно-переговорным устройствам. Выполнять работу по подготовке планерок и совещаний, проводимых директором (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени и месте проведения, повестке дня), вести и оформлять поручения директора, протоколы совещаний. Доводить до сведения работников учреждения устные распоряжения директора. Проводить организацию и планирование деловых контактов, встреч и поездок руководителя; Осуществлять контроль за исполнением работниками учреждения изданных приказов и распоряжений, а также за соблюдением сроков выполнения указаний и поручений директора учреждения, взятых на контроль. По поручению директора составлять письма, запросы, другие документы, готовить ответы авторам писем. Печатать по указанию директора служебные материалы, необходимые для его работы или вводить текущую информацию в электронный документооборот. Проводить прием посетителей, содействовать оперативности рассмотрения просьб и предложений работников. Выполнять отдельные поручения директора по профилю финансово- хозяйственной деятельности учреждения. Обеспечивать рабочее место директора необходимыми канцелярскими принадлежностями, создавать условия, способствующие его эффективной работе. Формировать дела в соответствии с утвержденной номенклатурой, обеспечивает их сохранность. Проводить проверку сроков хранения документов, проводить отбор документов на архивное хранение или на уничтожение, составлять акт о передаче на уничтожение документов, не подлежащих хранению. Разрабатывать номенклатуру дел учреждения с учетом нормативно-методических документов. Разрабатывать инструкцию по делопроизводству учреждения.
